RFQ Desk
Under byggingFra forespørsel til kontrollert tilbud.
RFQ Desk utvikles for speditører som vil samle kundehenvendelser, agentpriser og tilbudsarbeid i én arbeidsflate. Start med å videresende e-post til en egen mottaksadresse, uten å koble til hele postkassen. Planen er en desk med egne referanser, eget agentnettverk, egne satser og egen firmaprofil. Medarbeideren kontrollerer grunnlaget og godkjenner det som sendes.
Ny forespørsel
Import, Oslo
Tilgjengelig i demonstrasjonen
Et avgrenset bilde av retningen
Filmen viser konseptet og deler av den planlagte arbeidsmåten. Den viser ikke en ferdig eller driftstestet MVP.
Problemet
Henvendelsen kommer inn. Så begynner det manuelle arbeidet.
En kundehenvendelse kan være en kort e-post, en lang tråd eller flere vedlegg. Noen må lese alt, finne ut hva kunden egentlig ber om, kontrollere opplysningene og oppdage det som mangler.
Ikke alle henvendelser er klare prisforespørsler. Noen gjelder først om en tjeneste kan leveres. Da må oppdraget avklares før teamet innhenter priser og lager et tilbud.
Planlagt MVP
Dette planlegges i MVP-en
Funksjonene bygges trinnvis. De er ikke ferdige eller driftstestet som én samlet løsning.
Egen mottaksadresse
E-post videresendes til en egen adresse. Det krever ikke at hele Outlook-kontoen eller postkassen kobles til.
Eget firmamiljø
Hver virksomhet får profil, brukere og adskilte data for sine saker, agenter, satser og tilbud.
Referanse på hver sak
Saker får automatisk referanse fra et valgt startnummer. Medarbeideren kan også skrive inn en manuell referanse.
Fraktdata og avklaringer
Oppdraget samles med fraktdata, nødvendige avklaringer og en tydelig liste over det avsenderen må få svar på.
Eget agentnettverk
Teamet kan bruke egne agenter, sende individuelle prisforespørsler og samle agentsvar i samme sak.
Kontrollert prisgrunnlag
Prisgrunnlag kan lastes opp. Støttede tabeller og eksporter kan importeres etter kontroll. Portalpriser kan også registreres manuelt.
Kalkyle med forutsetninger
Godkjente kostnader brukes i kalkylen sammen med valuta, påslag og synlige forutsetninger.
Tilbud og oppfølging
Kundetilbud, dialog, historikk og registrert utfall samles, med kontroll før ekstern utsending.
Arbeidsflyten
Planlagt som én sammenhengende arbeidsflyt
RFQ Desk bygges for å følge saken fra mottak til oppfølging. Før prising kan medarbeideren sende et kontrollert avklaringsspørsmål, blant annet for å avklare om tjenesten kan leveres.
- 01
Motta e-post
Henvendelsen videresendes til en egen mottaksadresse.
- 02
Opprett sak og referanse
Innhold og vedlegg samles i en adskilt sak med egen referanse.
- 03
Avklar oppdraget
Fraktdata, mangler og det avsenderen må få svar på blir tydelig.
- 04
Innhent priser
Prisforespørsler sendes til valgte agenter, og svarene samles.
- 05
Beregn tilbud
Godkjente kostnader, valuta, påslag og forutsetninger danner kalkylen.
- 06
Godkjenn og følg opp
Medarbeideren godkjenner utsendingen og registrerer dialog og utfall.
Kontroll
AI foreslår. Systemet beregner. Medarbeideren godkjenner.
Kontrollpunktene skal være synlige gjennom hele arbeidsflyten. Ekstern utsending krever godkjenning.
- Ingen automatisk booking eller ekstern utsending uten godkjenning
- Ingen oppdiktede priser eller automatisk beregning av toll og avgifter
- Dokumenttolkning gjelder støttede formater og må kontrolleres
- Prisportaler brukes manuelt eller gjennom støttede eksporter, ikke automatisk innlogging i alle portaler
Kildekontroll
E-post
Støttet vedlegg
Godkjent kostnad
AI-forslag
Utviklingsløpet
Bygges trinnvis mot hele arbeidsflyten
Demonstrasjonen viser deler av retningen. Den samlede MVP-en er under utvikling og er ikke fremstilt som ferdig eller driftstestet.
- 01
Demonstrere retningen
Konstruerte saker brukes til å vise mottak, strukturering, avklaringer og kontrollpunkter.
- 02
Bygge kjernen
Sak, referanse, firmamiljø, fraktdata og agentarbeid utvikles som ett sammenhengende grunnlag.
- 03
Koble på kalkyle og tilbud
Godkjent prisgrunnlag, valuta, påslag, tilbud og oppfølging bygges inn trinnvis.
- 04
Forbedre gjennom utprøving
Startverkets interne logistikkkompetanse brukes i utviklingen. Ekstern kundeinteresse og utprøving gir grunnlag for videre forbedring.
Logiramp kan senere vurderes som en valgfri tilkobling. RFQ Desk skal ikke kreve Logiramp-konto eller automatisk dele data med Logiramp.
Målgruppe
For speditørteam som håndterer forespørsler hver dag
- kunde- og agentforespørsler innen fly, sjø og bil
- e-posttråder og vedlegg som må tolkes og samles
- saker der leveransemulighet og tjenesteomfang må avklares før prising
- team som vil prøve AI med tydelig menneskelig kontroll
Vil du se RFQ Desk eller være med i en pilot?
Vi viser gjerne den avgrensede demonstrasjonen og planen for MVP-en. Vi snakker også med speditører som vil bidra med erfaringer og senere utprøving fra sin egen arbeidshverdag.